在新冠肺炎疫情期间进行仲裁和调解听证程序的Delos核对清单
2020年3月20日第2版 [1] – 供讨论的文本
译者：胡科 , Hou Meng, Deng Manting（竞天公诚律师事务所）
审校：Amelia Kelly（Delos）戴楚文（White & Case LLP）
如果您有即将举行的仲裁或调解听证程序，您可能希望了解新冠肺炎 [2] 是否会对仲裁或调解听证程序的正常进行产生影响、以何种方式产生影响。以下表格列举了在新冠肺炎的背景之下，决定是否维持听证程序举行日期、以及准备听证程序、进行听证程序和听证程序之后应考虑的事项。其他可能产生影响的事项请见附件1，例如，是否需要延期举行听证程序(本清单并未穷尽所有的情况)。
在检查本清单时，您应该考虑，如果不采取任何措施（例如：改变会议地点、推迟听证程序或改为线上听证程序），可能会给听证程序的参会人员及其家属带来何种潜在影响。
显而易见的是，仲裁庭/调解员与当事人之间的沟通是至关重要的。我们建议：(i)各方应当召开一次“电话会议” [3]，讨论本清单中提出的问题，本清单的内容可作为电话会议的议程；(ii)电话会议的参会人员在准备电话会议时，可以考虑本清单中的内容，并有权代表本方回答相关问题。
本清单是一份正在不断完善之中的文件，将根据各方反馈持续更新。如果您有任何评价、修改建议，或者在本清单中所述世界卫生组织（世卫组织）资料之外有其他资源可供推荐，欢迎发送至 info@delosdr.org。请注意，本清单仅供参考，不属于法律意见。
最后，关于冠状病毒对商业合同影响的相关信息，敬请参阅 Delos资源页面。
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| # | 阶段/问题 | 评论 |
| A | 考虑是否进行现场听证程序 | |
| 1. | 听证程序原先安排在哪里进行？ | 建议核实：(i) 处于会议所在地的本地居民从该地区离开或在该地区内自由流动是否受到任何限制；及 (ii) 会议所在地的卫生设施是否已经受到限制，并可能在听证程序开始当日仍然受到限制（无论是由于新冠肺炎还是其它原因）。
如果以上任意一个问题的答案为“是”，请考虑将听证程序转移至更加安全的地点。[4] 如果改变听证程序的地点不完全可能或不合理，则考虑将全部或部分听证程序改为在线进行。更多关于在线听证程序的内容，见下文B6。 |
| 2. | 听证程序的参会人员都有谁?他们都需要参加吗? | 建议考虑在召开电话会议之前，提前交换预计参会人员 [5] 的名单，以便各方在事先了解情况的基础上进行讨论。
听证程序的“参会人员”包括仲裁员及仲裁庭秘书、律师和当事人代表、证人和专家、速记员及任何翻译人员。 考虑将律师、支持人员和代表的人数控制在最低限度，既要控制疾病传染风险，也要保证听证程序正常进行。 |
| 3. | 参会人员能否前往该地点? | 核实是否存在阻止任何参会人员参加听证程序，或干扰、影响其回家与家人团聚的任何离境、入境或返回限制(包括在任何必要的过境地点)。如是，这些参会人员应考虑远程参加。
此外，还要查明每一方参加听证程序的人员是否受到其所在机构 [6] 的限制，是否需要为了参加听证程序，对其参加的企业旅行/健康保险做任何内部审批或变更。 |
| 4. | 参会人员来自哪里? | 检查是否有人来自“受疫情影响地区” [7] 。鉴于该疾病在当地传播的国家很多，为了确定一个地区是否属于受到疫情影响的地区，应考虑是否存在影响该地区的集会和旅行限制，以及当地学校和公共场所被强制关闭的情况。在某种程度上，确定哪里属于“受疫情影响地区”是一个常识性问题。[8]
如果有人来自受疫情影响地区，那么他们应该考虑远程参与，或者，如果听证程序开始前时间充足，他们应当在到达后隔离14天(“自我隔离”)，然后再与其他听证程序的参会人员会合。[9] |
| 5. | 在听证程序举行前的14天里，有没有参会人员与来自“受疫情影响地区”的人有过密切接触? | 如果答案是肯定的，考虑到新冠肺炎的潜伏期，他们应被视为来自“受疫情影响地区”(参见A4)。
“近距离接触”以及相关的“推荐的最小个人距离”，参照世卫组织指南可定义为距离特定人员1米(3英尺)以内 [10] (但当地政府指引可能会提高对人员间距的要求)。 |
| 6. | 参会人员是否有任何令人信服的、与新冠肺炎有关的个人理由，而不能亲自出席现场听证程序? | 这一问题属于个人敏感问题，应据此考虑此事项。
部分听证程序参会人员感染新冠肺炎重症的风险可能更高 [11]，或者可能因为与新冠肺炎有关的、不可抗拒的其他个人原因，而无法亲自出席现场听证程序(无论在任何地点进行)。 有关这类个人原因的初步清单以及处理这些问题的拟议办法载于附录2。没有必要为了得出重新安排听证程序或在线举行听证程序的结论而对这些私人问题进行调查。在调查这些事项时应小心谨慎，以尊重可能参与听证程序者的隐私。 |
| 7. | 听证程序可以缩短吗? | 用书面结案陈述取代口头结案陈述，从而缩短庭审时间，也许是切合实际的。 |
| 8. | 由于新冠肺炎而维持或推迟听证程序，对成本带来的影响是什么? | 建议事先确定新冠肺炎将如何影响听证程序所产生的费用。这可能包括变更会场，租用更大的房间，以及取消预定的费用等。
所涉费用应当由听证程序参会人员(在电话会议上)共同讨论，并可要求仲裁庭提供具体指导。 |
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根据对上述问题的答案，决定是否（i）至少部分听证程序参会人员进行现场听证;（ii）维持原听证地点，或者变更为其他更安全、更合适的地点;或者（iii）决定是否全部或者部分使用在线方式举行听证。 如听证程序是现场进行的(至少对部分听证程序参会人员而言)，还应当考虑下列额外的问题:
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| 9. | “每日核对员” | 考虑(在电话会议期间)指派/推荐一名或多名人员，在听证程序开始之前、听证程序进行过程中及听证程序结束之后两周内，负责每日检查新冠肺炎状态，并跟进主管机关以及听证程序所在地采取的相关措施，并报告工作。同时，也可以约定每日报告的格式和收件人(例如每天上午和/或晚上通过电子邮件发送)。 |
| 10. | 听证程序会场是否足够大? | 建议检查以下方面：
– 会场内 [12] 的所有会议室和听证程序会议室是否有足够的空间容纳所有参会人员，同时保持推荐的安全距离(参见A5);例如，寻找更大的听证程序室/休息室和/或额外的休息室，可能会有帮助。 – 了解听证程序会场的清洁和消毒政策，以及您是否满意。[13] – 听证程序会场是否会拒绝有新冠肺炎症状的人员进入。 如果无法满足以上任何一点，那么应当考虑改变听证程序地点。您也不妨考虑下文B1中讨论的事项。 |
| 11. | 从受影响的地区用快递寄文件安全吗? | 即使是在受疫情影响地区，通过快递发送文件，看上去也是安全的。[14]
然而，对于听证程序参会人员而言，这是一个考虑改为使用电子文件的机会。 |
| 12. | 对上述问题的回答是否影响程序中任何现有的程序令? | 建议考虑将关于上述问题的全部决定记录在一项程序令中。在这样做时，考虑上述决定是否可能:
– 对现有的程序令产生任何影响，例如证人出席听证程序; [15] 和/或 – 是否可能在双方之间造成不公平，或以其他方式可能造成对正当程序的影响。 仲裁庭在处理与新冠肺炎有关的程序性动议时，应注意到这些潜在的困难，并应当根据每个案件具体情况，考虑裁决的可执行性。[16] |
| 13. | 如果参会人员在听证程序前出现新冠肺炎症状怎么办? | 这种情况指的是，参会人员在电话会议之前没有任何症状，但之后在听证程序开始前出现了症状。
参会人员应(在可行的范围内)进行检测，如果他/她确诊感染新冠肺炎，应通知其他参会人员。如果该参会人员没有办法进行检测以及时确定是否感染，他/她应当考虑不要参加现场听证程序，并通知其他参会人员。但需要注意的是，无论如何，听证程序会场可能有权禁止参会人员进入。 然后，仲裁庭和当事人可就此情况是否会影响之前作出的（在指定会场）进行现场听证程序的决定发表意见。这一可能出现的情况可以记录在上文A12讨论的程序令中。 |
| B | 现场听证程序 | |
| 1. | 听证程序开始前，对听证程序地点进行全面核查 | 除上述A10条外，听证程序参会人员可以约定，由各方代表事先检查听证程序会场的设置，保证在座参会人员之间的保持最小安全距离。
双方还可在电话会议期间讨论可被全体参会人员接受的某些其他设置要求，例如:
在考虑上述安排的过程中，仲裁庭和各方当事人可能还希望在电话会议期间约定，哪一方将负责确保在听证程序开始之前听证程序会场将遵守上述安排，和/或由参会人员执行上述安排，并确保在听证程序进行过程中维持上述安排。 |
| 2. | 问候礼仪 | 考虑到人们普遍认为新冠肺炎期间应避免握手和拥抱，因此不握手或拥抱是可以接受的，参加人不应因此认为受到冒犯。出于同样的原因，为了保持个人距离，我们建议不要在听证程序上派发名片。 |
| 3. | 参会人员是否应戴口罩? | 参会人员可参考世卫组织关于何时及如何使用口罩的指导，并根据自己的偏好使用口罩。[17] |
| 4. | 每日检查新冠肺炎情况更新 | 除了A9以外，听证程序期间，鼓励各参会人员每日查询在当地的新冠肺炎状况以及地方主管机关、听证程序参会人员居住国可能采取的相关措施。例如，该等(即将采取的)措施可能会使得缩短庭审时间变得有必要，以确保每个人都能够回家与家人团聚。 |
| 5. | 咖啡休息时间，午餐休息时间 | 尽可能减少近距离接触(参见上文A5)。
在可能的范围内，独立包装的午餐盒比自助餐更可取;独立包装的零食比打开的饼干盘更可取。[18] |
| 6. | 在线听证程序 | 如上文 A节所述，仲裁庭和双方可同意通过视频会议、聊天室等方式举行全部或部分听证程序。仲裁庭及双方当事人可能会希望视具体情况考虑以下事项:
仲裁庭和双方可在电话会议期间约定在一方无法接入的情况下应当遵循的规则(以避免单方面通讯的指控)。 关于通过视频会议进行的证人/专家讯问，仲裁庭和双方也许希望在电话会议期间商定适用规则，特别是(i)一方的一名代表是否应与被交叉讯问的另一方的证人/专家共处一室，及(ii)在讯问期间证人/专家将可获得哪些文件。 最后，在每次在线会议开始时，仲裁庭可能希望在程序开始之前，以可视方式确认都有哪些人参加(例如通过旋转摄像机)，主要是确保关于证人/专家在听证程序的某些部分到庭的程序规则得到遵守。 |
| 7. | 在听证程序期间，如果参会人员出现新冠肺炎症状，该怎么办? | 如果任何参会人员认为他/她可能出现新冠肺炎症状，他/她应公开与所有参会人员讨论(记录在案)，并离开听证程序以便(在可行范围内)进行检测。
出现这种情况时，仲裁庭应(在没有潜在感染病毒的参会人员参与的情况下)与各方讨论适当的措施和下一步行动，取决于(在检测可行的范围内)参会人员是否被确诊。 |
| C | 在现场听证程序之后 | |
| 1. | 继续更新对新冠肺炎进行的每日检查 | 听证程序结束后14天内，每日检查人员(见A9表)应当随时了解听证现场和听证所在地新冠肺炎的状况，如果可能有人感染，听证程序参会人员应当为谨慎起见，自行隔离。 |
| 2. | 如果在听证程序后，参会人员出现新冠肺炎的症状，该怎么办? | 如果在听证程序结束后14日内，听证程序参会人员经过检测发现出现新冠肺炎症状，应尽快通知其他会议参会人员以及听证程序举办地，以便参会人员可以及时监测自身的健康状况。如果没有条件检测，上述参会人员也应当应及时通知其他会议参会人员以及听证程序举办地。 |
新冠肺炎期间进行听证程序的Delos清单 附件1： 决定是维持或是推迟听证程序的不完全清单
在某些情况下，当事人和/或仲裁庭可能对是否应当因新冠肺炎而维持或推迟听证程序持不同意见。需要考虑的因素可能包括：确保证人和/或专家出席的困难程度、是否有翻译人员能够出席、对通过视频会议进行询问的个人或法律偏好(无论是从发问者还是从仲裁庭的角度来看)、择日另行安排听证程序的不确定性，延期可能会致使程序出现严重延误，和/或违反正当程序的问题。
在进行调解听证程序时，当事人可能会担心，由于多层争议解决条款及潜在的时效问题，而无法进入仲裁程序。
是按时还是延期举行听证程序，应由仲裁庭/调解员根据每个案件的具体情况决定。
仲裁庭/调解员不应当因新冠肺炎而选择自动中止程序或延长时限，而应具体考虑每个案件的争议解决条款（例如，仲裁前程序的时限、快速仲裁程序）、案件的具体特点（例如存在对临时措施的待决请求）以及仲裁地的要求，根据每个案件的具体情况作出决定。
在机构仲裁/调解的情况下，鼓励仲裁员/调解员和/或当事人与有关仲裁机构联系，讨论可行的方法。部分仲裁机构可能可以提供指导和/或制定了具体的应对新冠肺炎的政策。最后，在决定是维持还是推迟听证程序时间时，仲裁庭/调解员应给予当事人发表意见的机会。
新冠肺炎期间进行听证程序的Delos清单 附件2: 无法亲自参加听证程序的有关新冠肺炎的私人理由
关于本清单项目编号A6，参会人员应当考虑其是否适用以下个人陈述，如有需要，可自行决定是否适用；确需适用人员最好不要现场参加听证程序。
健康状况
– 如世界卫生组织所述，我感染重症新冠肺炎的可能性更高。[19]
– 我是孕妇。
子女状况
– 新冠肺炎导致本人居住地的托儿所/学前班/学校关闭，本人需要在家工作，在听证期间无法安排照顾子女的事项。
如果仲裁庭/调解员和/或当事人认为有必要进一步详细阐述上述内容，可以通过以下方式进行:
– 询问:“是否有任何参会人员希望提出不能亲自参加听证程序的个人原因(参见《新冠肺炎期间进行听证程序的Delos清单》附件2)?”
– 如果回答是肯定的，则可以邀请参会人员提供一份事实陈述来代替证据(例如:“《新冠肺炎期间进行听证程序的Delos清单》附件2所述的一个或多个理由适用于[仲裁庭/申请人方/被申请人方/根据需要调整]的一个或多个参会人员，该等参会人员如果不是因为新冠肺炎的原因，不会无法亲自出席听证，本人确认本陈述的真实性”)。
上述信息交换并不会实质影响听证程序如何举行的问题;在具体案件中，可能有必要明确列明，受影响的参会人员具体名单。
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[1] 由 Hafez R Virjee (Delos) 撰写，非常感谢 Michael McIlwrath (Baker Hughes)、Maria Hauser-Morel (Hanefeld)、Alice Fremuth-Wolf (VIAC) 和 Mickael Viglino (J. G. Assis de Almeida & Associados) 提供的宝贵反馈意见。
[2] “冠状病毒”: “可能导致动物或人类患病的一大类病毒。在人类中，已知有几种冠状病毒可导致普通感冒、中东呼吸系统综合症（MERS）和严重急性呼吸系统综合症（SARS）等呼吸道感染疾病。近期发现的冠状病毒可引起冠状病毒疾病新冠肺炎。” “新冠肺炎新冠肺炎”: “新冠肺炎新冠肺炎是由最近发现的冠状病毒导致的传染性疾病。这种新型病毒和疾病在2019年12月于中国武汉爆发之前是未知的。” 信息来源：https://www.who.int/news-room/q-a-detail/q-a-coronaviruses (最后访问时间为2020年3月11日)。
[3] 可在程序时间表中已排定的任何庭前电话会议之外或者之中进行。
[4] 对于仲裁案件是否可以在仲裁地以外的地点开庭的问题，《Delos仲裁地指南》(GAP)可以帮助您迅速确定对此问题的答复。关于会议和/或庭审是否可以在仲裁地以外举行的问题，可参见每一篇 GAP文章开头处的内部法律顾问摘要。为便于参考，所有内部法律顾问摘要都在这个网址进行了合并。
[5] 为本清单之目的，假定参会人员在召开电话会议时未患有新冠肺炎，也未出现该等症状(并在可获得的范围内未进行检测)。
[6] 这可能是由于政策、法律和/或监管的原因，且如果需要的话，机构应当提供证据。要进一步了解冠状病毒对工作人员流动的影响，请参阅 Delos参考资料页。各组织应检查适用于它们的劳动法要求，以确保保护其工作人员的身体健康。
[7] 世卫组织将“受疫情影响地区”定义为存在新冠肺炎在本地传播的地区，而不仅有输入病例;请参阅世卫组织网站及其形势报告(最后访问时间为2020年3月1日)。
[8] 见世界卫生组织形势报告(最后访问时间为2020年3月11日)。
[9] 14天的期限基于世卫组织对新冠肺炎潜伏期的看法(参见此处，最后访问时间为2020年3月11日)。
[10] 参见 https://www.who.int/news-room/q-a-detail/q-a-coronaviruses，最后访问时间为2020年3月11日。
[11] 据世界卫生组织称，“老年人和既往患有疾病(如高血压、心脏病、肺病、癌症或糖尿病)的人似乎比其他人更容易发展为重病” (参见这里，最后访问时间2020年3月11日)。
[12] 同时，您也要考虑计划使用的场地的其他设施，如休息室或用餐区。
[13] 根据您想了解的细节程度，您可能希望了解有关清洁卫生间、更换杯子和咖啡杯、清洗咖啡机和过滤水杯、使用塑胶手套等方面的情况。
[14] 根据世卫组织所述，“感染者污染商品的可能性很低，而通过经过移动、旅行和暴露在不同条件和温度下的包裹感染新冠肺炎病毒的风险也很低。” 参见 https://www.who.int/news-room/q-a-detail/q-a-coronaviruses，最后访问时间为2020年3月11日。
[15] 还应考虑是否可能对任何现有裁决产生影响，如果有影响，程序令是否是解决上述问题的正确办法。
[16] 参见1958年《纽约公约》(最后访问时间为2020年3月11日)第五条第1款第(d)项，该条规定如下：“1. 只有在被申请人向被请求承认和执行的主管机关证明:[……](d)[……]仲裁程序与当事人的约定不一致[……]，裁决的承认和执行方可应被申请人的请求拒绝。”
[17] 参见 https://www.who.int/emergencies/diseases/novel-coronavirus-2019/advice-for-public/when-and-how-to-use-masks, 最后访问时间为2020年3月11日。
[18] 另见世界卫生组织的“更安全食品五大关键点”(最后访问时间为2020年3月11日)。
[19] 据世界卫生组织称，“老年人和既往患有疾病(如高血压、心脏病、肺病、癌症或糖尿病)的人似乎比其他人更容易发展为重病”(参见这里，最后访问时间为2020年3月11日)。